Heute möchte ich eine Software vorstellen, mit der man seine Produktivität erhöhen und damit Zeit und Geld sparen kann. PhraseExpress ist eine Software, mit der man Textbausteine anlegen und Zwischenablagen verwalten kann.

Wenn man Texte oder E-Mails schreibt, in denen man häufig die gleichen Sätze, Ausdrücke oder Namen verwendet, kann PhraseExpress jede Menge Zeit sparen. Mit PhraseExpress kann man einzelne Wörter, ganze Sätze oder sogar komplette Absätze als Textbausteine anlegen und mit einem Kürzel in den Text einfügen.

So wird aus dem Ausdruck "Sehr geehrte Damen und Herren," das Kürzel „sgdh“  und aus „Mit freundlichen Grüßen“ wird „mfg“ . Nach Eingabe dieser Kürzel ersetzt die Software das Kürzel automatisch durch den entsprechenden Textbaustein 

O.k., viele von euch werden jetzt sagen: „Alter Hut, nutze ich doch seit Jahren bei Word und Outlook“. Logisch.

Wer aber - wie ich - häufig direkt im Browser arbeitet, sei es in Google Mail, Google Docs, beim Ausfüllen von Onlineformularen oder bei der Erstellung von Forenbeiträgen, dem stehen die Funktion von Word oder Outlook nicht zur Verfügung. Genau hier fängt der Spaß mit PhraseExpress an. Egal, wo sich der Cursor gerade befindet, sei es in der Adressleiste des Browsers, in einem Kontaktformular oder in einem Online-Editor. Nach Eingabe des Kürzels wird der Textbaustein von PhraseExpress eingefügt. Dabei kann man sowohl formatierten Text als auch unformatierten Text verwenden. Bei formatiertem Text werden die Formatierungen und auch eingebettete Grafiken übernommen. So kann man z.B. eine Wegbeschreibung mit einem kleinen Stadtplan oder eine Signatur mit einer gescannten Unterschrift als Textbaustein einfügen.

Denkbar ist auch, dass man ganze E-Mails als Textbaustein anlegt.

Aus dem Schreiben: 

„Vielen Dank für Ihre Anfrage.

Anbei erhalten Sie unser Angebot für das Produkt XY.

Bei Fragen stehen wir Ihnen unter 555-123456 zur Verfügung. 

Weitere Informationen zu unseren Produkten finden Sie auf der Webseite www.unsereseite.de .“  

könnte das Kürzel „Anfrage1“ werden. 

Oder mal angenommen, man bekommt häufig die gleichen Fragen gestellt, auf die man immer mit der gleichen Antwort reagiert. Anstatt immer die gleiche Mail zu schreiben, gibt man einfach nur das Kürzel ein.

Während der Eingabe von Text schlägt PhraseExpress häufig verwendete Wörter vor. Durch Drücken der Tab-Taste kann der Vorschlag angenommen werden. Bei mehreren Alternativen erscheint ein Menü aus dem man den gewünschten Satz auswählen kann. Das bedeutet also, dass man nicht jedes Wort oder jeden Ausdruck erst als Textbaustein anlegen muss. Tippfehler werden übrigens auch automatisch korrigiert.

Eine weitere spannende und zeitsparende Funktion ist die Verwaltung mehrerer Zwischenablagen. Wer kennt es nicht: Man möchte in eine Excel Tabelle Daten aus einem anderen Dokument kopieren. Unter Windows steht aber nur eine Zwischenablage zur Verfügung, d.h. sobald man eine andere Stelle markiert und kopiert, werden die Daten in der Zwischenablage überschrieben. Ganz schön nervig, wenn man nach jedem Kopiervorgang zwischen der Excel-Tabelle und dem Dokument wechseln muss. Mit PhraseExpress stehen mehrere Zwischenablagen zur Verfügung.

Die Software ist für Privatanwender kostenlos und es müssen keine Toolbars oder Ähnliches mit installiert werden. Für den professionellen Gebrauch sind die Lizenzen mit 29 – 99 € auch noch recht erschwinglich, wenn man mal überlegt, wie viel Zeit man damit sparen kann. Das Programm kann man sogar in ein Netzwerk einbinden. Rein theoretisch steht dann jedem Nutzer aus dem Netzwerk die Funktionalität zur Verfügung. Das ist eine Funktion die man als Micropreneur aber nicht benötigt. ;- )

Die Software kann hier runtergeladen werden:

http://www.phraseexpress.com/de/

Hier ein kurzes Video in dem die Auto-Text Funktion erklärt wird: