In diesem Artikel möchte ich Möglichkeiten vorstellen, mit denen man Dateien und Daten online speichern und bearbeiten kann. Über Dropbox hatte ich bereits schon mal einen Artikel erstellt, den ich hier mit weiteren Tools anreichere. 

Ich selbst nutze solche Dienste recht häufig, da ich auf verschiedenen Rechnern arbeite. Von einer externen Festplatte habe ich mich verabschiedet, denn auch diese habe ich nicht immer dabei. Es ist einfach extrem nervig, wenn man eine Datei dringend benötigt, die aber zu Hause auf dem Rechner oder der externen Festplatte liegt.

Wenn ich im Büro auf meinem Notebook eine Datei im Dropbox-Ordner speichere, dann nach Hause fahre, finde ich auf meinem Desktop Rechner zu Hause den gleichen Stand wie auf meinem Notebook im Büro (Je nach Umfang der Dateien bzw. der Änderungen, dauert es natürlich ein paar Sekunden oder Minuten, bis die Ordner synchronisiert sind).

Dieses System ist sehr komfortabel, da es das einem das hin und her Kopieren zwischen Rechnern und externen Datenträgern erspart. Besonders angenehm ist die permanente Synchronisierung, d.h. bei einer Änderung im Ordner wird diese automatisch synchronisiert. Man muss also nicht aktiv eine Synchronisierung anstoßen. Sollte man mal keinen der Rechner, auf denen Dropbox installiert ist, zur Verfügung haben, kann man auch über einen Browser auf seine Dateien zugreifen und diese bearbeiten. Das ist aber längst nicht so komfortabel. Für Dropbox gibt es auch eine kostenlose iPhone-App über die auch auf die Dateien zugegriffen werden kann.

Dropbox bietet einen kostenlosen Basic-Account mit 2 GB Speicherplatz. In vielen Fällen reicht das aus, insbesondere wenn man hauptsächlich Textverarbeitung macht und nicht mit großen Dateien (Bilder, Renderings, Zeichnungen, Fotos, Audio- und Videodateien) arbeitet.

Wer sich über über diesen Link anmeldet, bekommt zu den kostenlosen 2GB noch 250MB zusätzlichen Speicherplatz.

Mit Dropbox Dateien online speichern

Dropbox bietet auch kostenpflichtige Dienste mit mehr Speicherplatz an. Zurzeit sind das zwei Pro-Accounts. Der „Pro 50“ stellt 50 GB für 9,99 $ im Monat zur Verfügung. Mit dem „Pro 100“ habe ich bis zu 100 GB zur Verfügung und zahle 19,99 $ pro Monat.

Vorteile

• Es muss keine Software installiert werden
• Bearbeiten der Dokumente auf mehreren Computern möglich
• Synchronisierung läuft im Hintergrund und muss nicht erst angestoßen werden

Nachteile

• Software zum Synchronisieren muss installiert werden
• Nur 2 GB Speicher kostenlos

Während Dropbox die Bearbeitung eines Dokuments auf verschiedenen Endgeräten ermöglicht, ist finalfolder eine Möglichkeit, Dateien zu archivieren. Klingt nach einer ganz normalen Online-Festplatte? Ja und nein. Finalfolder ist einfacher und cleverer. Bei den meisten Online-Festplatten muss man die Dateien entweder über eine Software oder über den Browser umständlich hochladen. Mit Finalfolder kann man nicht nur Dateien sondern auch E-Mails online speichern. Um eine Datei (oder E-Mail) zu archivieren, sendet man einfach die Datei an keep@finalfolder.com. Die E-Mail wird archiviert und eventuell angehängte Datei(en) werden im Reiter „Dokumente“ gespeichert und übersichtlich angezeigt. Die Installation einer Software ist nicht nötig. Da finalfolder alle eingegangenen E-Mails und Dokumente indiziert, findet man mit der Suchfunktion sehr schnell das, was man sucht.

Auch die Anmeldung ist ganz einfach. Man schreibt einfach eine Mail an keep@finalfolder.com und erhält anschließend ein Passwort mit den Zugangsdaten.

Ich nutze finalfolder für Dokumente auf die ich selten zugreifen muss, aber wenn ich mal auf sie zugreifen muss, möchte ich sie schnell zur Hand haben. Das können z.B. Steuerbescheide, gescannte (Mitglieds)-Ausweise, Zeugnisse, Versicherungspolicen etc. sein. Der Speicherplatz ist übrigens unbegrenzt.

Zu finalfolder gehts hier

Vorteile

• Es muss keine Software installiert werden
• Einfache Anmeldung
• Dokumente einfach per Email archivieren
• Unbegrenzter Speicherplatz

Nachteile

• Keine Bearbeitung der Dokumente möglich – deshalb eher für Archivierung geeignet

Vorteile

• Dateien können online erstellt und bearbeitet werden
• Dateien können mit anderen Nutzern geteilt und gemeinsam bearbeitet werden
• Keine Software auf dem lokalen Rechner wird benötigt (außer Browser)

Nachteile

• Die Funktionen sind sehr basic

• „Nur“ 8 GB Speicherplatz kostenlos

Jeder kennt es: Man findet einen interessanten Artikel im Netz, den man sich merken möchte, um ihn später zu lesen. Aber man möchte nicht gleich ein Bookmark setzen, weil erstens die Lesezeichen irgendwann unübersichtlich werden, zweitens die Gefahr besteht, dass man das Lesezeichen einfach vergisst und drittens man nicht die ganze Seite sondern nur einen Artikel auf einer Seite speichern möchte.

Memonic ist ein WebClipper, mit dem man ganze Webseiten oder eben auch nur Ausschnitte daraus auf einem Clipboard online speichern kann. Bilder und Links werden vollständig mitgespeichert. Die Clips wandern dann in den persönlichen „Eingang“ auf den man dann über die memonic Webseite Zugriff hat. Vom Eingang kann man die Clips in selbst erstellte Ordner per drag&drop verschieben.

Das Speichern geht ganz einfach. Über ein Browser-Plug-In/Erweiterung muss man nur einen Button anklicken und kann dann den zu speichernden Bereich auswählen. Über diesen Button gelangt man auch zu seinem „Eingang“.

Dieses Video zeigt, wie es geht:

Memonic gibt es auch als Windows Applikation. Damit kann man dann auch Memos ausserhalb des Browsers erstellen und zum Beispiel Teile des Bildschirms als Memo anlegen. Natürlich gibt es auch eine iPhone-App(+ weitere Smartphones) mit der man Memos erstellen und ansehen kann.

Ein Standard-Account ist kostenlos, damit ist aber die Anzahl der Memos auf 100 begrenzt. Ein unlimitierter Account kostet 34 € im Jahr.

Zu memonic gehts hier memonic

Vorteile

• Es können auch Ausschnitte aus Webseiten geclippt werden.

Nachteile

• In der kostenlosen Version nur 100 Memos.
• Keine Audio oder Video-Memos möglich.

Evernote funktioniert ähnlich wie memonic, legt aber noch ein Schüppchen drauf. Zusätzlich zu WebClips, Screenshots und Notizen kann man auch Sprachmemos erstellen. Die Sprachmemos sind besonders wertvoll, wenn man die Smartphone-App verwendet. Da kann man bei der Autofahrt mal schnell ein Memo verfassen, auf das man anschließend online zugreifen kann.

Leider kann man mit Evernote nicht Ausschnitte aus Webseiten clippen, sondern immer nur ganze Seiten (zumindest soweit ich das verstehe).

Beim kostenlosen Account hat man nicht alle Funktionen zur Verfügung (nicht alle Dateitypen werden synchronisiert, Notizen können online nicht bearbeitet werden). Der Premium-Account mit allen Funktionen kostet 5$ im Monat.

Vorteile

• Es können viele verschiedene Memo-Arten erstellt werden.
• Keine Speicherbegrenzung (allerdings nur 60MB/Monat)

Nachteile

• In der kostenlosen Version eingeschränkte Funktionen

Wer mehr über Evernote erfahren möchte, der findet hier mehr Infos. 

Wer genau wissen möchte, wie Evernote funktioniert, der schaue sich dieses 9-minütige Video an: