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19

Okt

2011

Unter die Lupe genommen: Projektmanagement mit projectplace

Aus meiner Zeit als Agenturinhaber weiß ich, wie wichtig und gleichzeitig schwierig es ist, ein fordentliches Projektmanagement hinzubekommen. Termine werden nicht eingehalten, Deadlines verpasst und in verschiedenen Versionen von Dokumenten gearbeitet. Aber auch die Installation und Implementierung eines Projektmanagementsystems kann schwierig werden. Da schmiert der eigene Server ab, eine Sicherheitslücke wurde nicht geschlossen und das System wird von den Mitarbeitern nicht angenommen.

 

Wie schön, dass es mittlerweile Systeme gibt, die komplett online laufen und auf Mietbasis mit geringen Investitionskosten locken. Cloud-Computing heißt das Zauberwort. Es gibt mittlerweile eine Vielzahl Anbieter und Lösungen auf dem Markt, die mehr oder weniger umfangreiche Funktionen anbieten. Grund genug, mir einen Anbieter mal genauer anzuschauen: projectplace.

In der Kürze der Zeit, die mir für den Test zur Verfügung stand, habe ich versucht, einen Überblick über die Funktionen zu bekommen. Ich habe zwei Nutzer angemeldet um die Funktionen und Interaktionsmöglichkeiten in Bezug auf Teamwork realistisch zu testen. Dieser Blogartikel wurde mir zwar bezahlt, er spiegelt aber trotzdem meine eigene Meinung wider.

 

Worum geht´s?

Projectplace ist also ein Tool für die Online-Teamarbeit und Projektmanagement. Die Software bietet viele Funktionen um die Projektarbeit mit verschiedenen Teammitgliedern so fluffig wie möglich zu gestalten. Projektplace bietet eine 30-Tage-Testversion an, die voll funktionsfähig ist.Nach der Anmeldung auf der Seite von projektplace und der Vergabe eine Projektnamens bekommt man eine Email mit einem Aktivierungslink zugeschickt. Dann kann es auch schon losgehen.

Die Oberfläche

Die Oberfläche ist in drei Bereiche eingeteilt. In der linken Spalte sieht man alle aktuellen Projekte in einer Baumansicht. In der Oberfläche sieht man in der linken Spalte einen Überblick über die eigenen Projekte. Inhalte zu den einzelnen Projekten erhält man nach Klick auf das Projekt in der mittleren Spalte. Hier stehen einem u.a. die Reiter Projektübersicht, Dokumente, Meetings,  Aufgabe und Personen zur Verfügung. Die rechte Spalte ist reserviert für die Kommunikation der Teammitglieder untereinander. Schauen wir uns diese Funktionen mal genauer an:

Die Oberfläche von projectplace
Die Oberfläche von projectplace

Die Funktionen

Dokumente

Hier lassen sich die zum Projekt gehörigen Dokumente verwalten. Man kann Dokumente direkt aus der Oberfläche erstellen oder vorhandene Dokumente vom eigenen Rechner hochladen (mehrere auf einmal geht auch). Zur besseren Übersicht kann man Ordner erstellen, in die man dann die entsprechenden Dokumente hochlädt. 

 

Wer den Internet Explorer nutzt (wer tut das eigentlich?), der kann sich ein Plug-In runterladen, mit dem man Dokumente dann auch per drag&drop in einen Order schieben kann. Sehr praktisch – getestet habe ich es allerdings nicht. Schade, dass es nur mit dem IE funktioniert. Vielleicht gibt es das aber in Zukunft auch für weitere Browser. Möchte man ein Dokument bearbeiten, muss man es allerdings erst lokal speichern um es dann auf dem eigenen Rechner zu bearbeiten. Anschließend lädt man es wieder in projectplace hoch. Das ist umständlich, lässt sich aber wohl nicht vermeiden, es sei denn, der Lösungsanbieter verfügt über eine eigene Textverarbeitung. Aber wer hat das schon (außer vielleicht google – aber die haben Defizite in anderen Bereichen). Projectplace registriert und speichert allerdings unterschiedliche Versionen, sodass bei einem versehentlichen Überschreiben der alte Zustand noch herstellbar ist.

 

Gefehlt hat mir hier allerdings die Möglichkeit ein Dokument nachträglich in einen Ordner (z.B. per drag& drop) zu schieben. Hab ich das Dokument erst mal an einer bestimmten Stelle angelegt, ist es dort geblieben. Das ist nervig – vielleicht habe ich aber auch nicht die richtige Funktion gefunden.

 

Dokumente gesammelt hochladen
Dokumente gesammelt hochladen

Kalenderfunktion und Online-Meeting

In der Kalenderfunktion  kann man gemeinsame Termine mit anderen Projektteilnehmern anlegen. Legt man einen Termin an und fügt die entsprechenden Teilnehmer hinzu, erhalten diese eine Email mit den Infos zum Team. Wer zum Beispiel Gmail nutzt, kann dann direkt Zu- oder Absagen. Bei einer Zusage wird der Termin auch direkt in den Kalender eingetragen. Das geht sicherlich auch mit Outlook & Co. Habe ich aber nicht extra ausprobiert (Ich arbeite seit 2 Jahren nur noch mit der Weboberfläche von Gmail). 

 

Bevor man einen verbindlichen Termin anlegt, kann man auch erst mal eine Abstimmung erstellen. Hier geht dann eine Mail an die Teilnehmer mit den Terminvorschlägen. Die Teilnehmer können dann die Termine markieren, an denen Sie können. Das erinnert an die Funktionalität von Doodle. In der Übersicht sieht man dann, wer an welchen Terminen kann und wer nicht.  

 

Aus der Plattform heraus kann man auch Online-Meetings starten. Diese basieren auf netviewer (als Java Webscript?); eine Installation ist nicht nötig. Danach hat man die bekannten netviewer-Funktionen u.a. mit Screensharing (man kann den Bildschirm des anderen sehen!), VOIP (man kann miteinander reden!), Video (man kann sich sehen!) und Chat (man kann sich schreiben!) zur Verfügung. Eine gelungene Integration. Allerdings konnte ich – so wie ich es gesehen habe -  einen Teilnehmer nicht direkt aus projectplace mit in die Session holen, sondern der musste sich über einen Link bei netviewer anmelden. Aber das ist akzeptabel.  

Erstellen eines Termins
Erstellen eines Termins
Der Ressourcenplan
Der Ressourcenplan
Die Zeiterfassung
Die Zeiterfassung

Aufgaben

 Im Bereich Aufgaben, kann man einen Projektplan erstellen, die zu erledigenden Aufgaben und Meilensteine erstellen und die Arbeitszeit erfassen.

 

Legt man eine neue Aufgabe an, kann man einen Verantwortlichen bestimmen, den Soll-Aufwand eintragen und Ressourcen eintragen. Eine Ressource können z.B. ein oder mehrere Teammitglieder sein.

 

Die hier eingetragenen Ressourcen werden dann auch im Reiter Ressourcen angezeigt. Hier sieht man, wie es um die Auslastung der Teammitglieder steht. Im Reiter Zeiterfassung können die Teammitglieder tagesgenau und aufgabenbezogen den Arbeitsaufwand erfassen. Die erfasste Zeit wird dann im Reiter Kosten dargestellt. Hier kann man dann den verschiedenen Ressourcen (Mitgliedern) Stundensätze zuweisen. Das Programm errechnet dann automatisch die Kosten und das verbleibende Budget. Damit diese Daten auch immer aktuell sind, kann man den Mitgliedern automatisierte oder manuelle Mitteilungen mit der Aufforderung zur Aktualisierung schicken.

 

Apropos automatisierte Mitteilungen: Die Software bietet auch einige Funktionen, mit denen man sich automatisierte Berichte zuschicken lassen kann. Zum Beispiel Zusammenfassungen der (Chat)Nachrichten, Veränderungen der letzten 24 Stunden, To-Do-Listen etc.

 

Kommunikations-Tools

Sehr spannend finde ich das Kommunikations-Tool. Das Kommunikations-Tool ist sehr stark an Facebook und Twitter angelehnt. Man kann Statusmeldungen abgeben, die von den anderen Teammitgliedern kommentiert werden können. Quasi eine Art projektinternes Facebook. An eine Statusmeldung kann man auch Dateien anhängen oder Links mit rein packen. Eine like-Funktion gibt es zwar auch, die finde ich aber für die Projektarbeit ein bisschen übertrieben und nicht zielführend. Ich höre es schon: „Der Karl hat als einziger meinen Status nicht geliked. Ist der sauer auf mich?“. Die Verwendung von #hashtags geht auch. So kann man Statusmeldungen zu bestimmten Themen „sortieren“. Das schafft eine gute Übersicht – natürlich nur, wenn alle die hashtags konsequent nutzen.

Das Kommunikationstool
Das Kommunikationstool

Kosten

Die Kosten liegen pro Mitglied zwischen 18,50 € und 21,50 € - abhängig von der Vertragsdauer. Ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern wäre also mit ca. 200€ pro Monat dabei. Das klingt erstmal nach viel, wenn man aber bedenkt, dass man sich im Vergleich zu einer lokalen Projektmanagement-Lösung die Kosten für die Installation und Pflege spart, könnte sich das durchaus rechnen. Mittlerweile bin ich eh ein Fan solcher Mietlösungen, man kann sofort loslegen, hat die Kosten im Blick und kann flexibel auf Veränderungen reagieren.

 

Das gilt vor allem für kleinere Teams. Bei großen Unternehmen ist sicherlich irgendwann die Schwelle erreicht an der eine eigene Lösung sinnvoller und kostengünstiger sein kann.

iPhone App

Projectplace gibt es auch als (kostenlose) iPhone-App. Die bietet natürlich nicht alle Funktionen der Online-Version. Man kann sich aber einen Überblick über die Projekte und Aufgaben verschaffen, das Kommunikations-Tool nutzen und Dokumente einsehen. Sicherlich eine gute Sache um sich auf dem Weg zu einem Kundentermin noch mal auf den neuesten Stand zu bringen ...

Fazit

Eine Projektmanagement-Software pauschal zu beurteilen ist nur schwer möglich. Dafür sind die Ansprüche der jeweiligen Unternehmen und Projekte zu unterschiedlich. In meinen Augen hat projectplace aber eine Menge Potenzial und bietet eine Menge Funktionen die das Projektmanagement übersichtlich gestalten, vereinfachen und die Kommunikation im Team verbessern. Das Interface wirkt sehr modern. Die Tools arbeiten gut zusammen und mit der facebookähnlichen Kommunikations haben die Entwickler ein intuitives Tool geschaffen.

 

Meiner Meinung nach hat projectplace den meisten Benefit für kleine(re) Unternehmen, die hohe Anfangsinvestitionskosten und Wartungsaufwand vermeiden möchten. Durch das Mietmodell auf Monatsbasis kann man die Fixkosten im Griff halten und flexibel auf Änderungen reagieren. Größere Unternehmen sollten sich die Software näher anschauen, wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten sitzen oder aus dem Home-Office arbeiten.

Weitere Infos

Wenn ihr noch mehr über projectplace wissen wollt, schaut auf der Facebook-Seite vorbei. Oder auf dem YouTube-Channel

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